仕事が忙しくなってくると取引先との商談やするべきタスクなど限られた時間の中で自分のスケジュールを組んでいく必要があります。
皆さんはどのようにスケジュール管理されているでしょうか？
1年限りの手帳やシステム手帳で管理したりと私も様々な方法を試しましたが、今一番しっくりきている方法がスマホアプリで管理する方法です。
ただ、スケジュール管理のスマホアプリはたくさんあってどれを選んだらよいか迷ってしまうもの。
そこで、今回は現在私が使っているiPhoneスケジュール管理アプリ Refillsをご紹介したいと思います。
月間表示で長期視点で俯瞰できる！
私がRefillsを使うとき、月間表示で見るようにしています。
なぜなら、仕事の中には長期にわたって取り組むものがあります。
そういったものを踏まえて、日々の仕事の段取りを組んでいかなくてはいけませんので、1日や1週間だけの表示を見ていたのではその先の成果・状況をイメージしにくいです。
月間表示で1ヶ月の予定を見るほうが長期の予定を俯瞰できるので、必要な成果を早く出せると思います。
また、紙のシステム手帳のときは1ヶ月の予定を立てるとき、月間欄に記入、次に週間欄に記入というように1ヶ月の予定を日々に落とし込んでいく方法をとっていましたが、これだと2回予定を書き込む必要があり、予定を立てるのにも時間がかかっていました。
Refillsであれば月間を眺めながら、日々に落とし込んでいくことができますので、1回の予定登録だけで済み、予定を立てる時間を節約できます。
タスクと予定が一緒に表示されるから1日の流れをイメージしやすい！
赤枠の箇所はタスクでいわゆるＴｏＤｏリストです。今日やるべき仕事などを登録しておきます。
タスクが完了すればチェックボックスにチェックを入れて完了がわかるようになっています。
青枠の箇所は今日の予定で何時に商談があるとか、ミーティングがあるといった内容を登録します。
たまに、タスクと予定が同時に表示されないアプリがありますが、Refillsはそれらが同時に表示されますので、その日1日やるべきことを朝イメージしながら仕事の段取りを付けていくことが可能です。
タスク・予定の登録はカンタン！
月間予定表の+ボタンを押すとスケジュール・タスクの登録ができます。
最初にスケジュール（予定）かタスクかの選択を行い、それらの内容を入力しておいて右上の完了ボタンをクリックすれば登録完了です。
わずか2ステップですので、直感的にスケジュールやタスクを書き込んでいくことができます！
うっかり防止に絶大な効果！ 通知機能
あと、せっかく予定を登録していても、スケジュールの確認忘れでうっかり予定を見逃していたなどということはないでしょうか。
このときに、Refillsは威力を発揮します！
iPhoneのiOSカレンダー・リマインダー（ＴＯＤＯリスト）と連動していますので、予定時間の数時間前にiPhoneのロック画面に予定の通知が来ます。
もし、予定を忘れていたとしても、数時間前に通知が来れば予定の完遂のためにバックアップすることも可能だと思いますので、これが一番のおすすめ機能です。
あと、予定の確認という意味でも通知機能を使うことで安心感が得られます。
私は、この通知機能があるおかげで、急な予定が入ったときなどの確認・調整に利用できるので大いに重宝しています。
急な予定が入ったときというのは気持ちがそれに傾いてしまって、他の予定には意外と気が回らないものです。
予定を入れていた他のお客様にご迷惑がかからないよう、通知機能を大いに活用しましょう！
しかし、スケジュール・タスク登録のつど、通知機能を登録するのは手間がかかります。
事前に自分の通知したい時間をデフォルトで設定することができますので、次の手順に従って自分が使いやすい通知時間を設定しましょう！
＞その他をクリック
＞設定をクリック
＞その他の設定をクリック
＞予定通知（赤枠内）およびリマインダ通知（青枠内）を設定
通知時間の初期値は皆様のご希望に合わせて設定をお願いします。
この設定を行えば、スケジュール・タスク登録のつど、通知時間を設定する必要なしに、指定の時間に通知が来るようになります。
まとめ
私がこのアプリを利用しはじめたきっかけは、システム手帳でスケジュール管理していたときに予定していたことが欠落してしまい、相手にご迷惑をおかけしたことです。
その対策で、事前通知が来るものがないかどうかを探していたところ、このアプリに行き着きました。
スケジュール・タスクの管理という点に機能を絞った作りになっていますので、余計な機能が付いていません。
その点がやはり使いやすいのではないかと思います。
自分のスケジュール・タスク管理もこのように仕組みにしておくと、突発的な出来事があっても安心して業務に取り組めます。
今のスケジュール・タスク管理はたくさん機能があって使いづらく違和感のある方、以前の私のように、予定の欠落があってそれを防止したい方は是非一度ご検討してみてはいかがでしょうか？
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